Privacybeleid

1. Inleiding

Bij Spectalya hechten wij het grootste belang aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw informatie verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u onze dienst gebruikt.

Door Spectalya te gebruiken, aanvaardt u de in dit beleid beschreven praktijken.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is:

e-Genium srl, uitgever van Spectalya
Website: www.e-genium.be
E-mail: [email protected]

3. Verzamelde gegevens

Wij verzamelen de volgende types gegevens:

De inhoud van uw opdrachten blijft op uw toestel. Foto's, beschrijvingen, transcripties en PDF-rapporten worden lokaal in de app bewaard en geëxporteerd naar uw eigen bestemmingen (ZIP, FTP, S3, cloud). Wij bewaren daar geen enkele kopie van op onze servers.

4. Gebruik van gegevens

Uw gegevens worden gebruikt voor:

• Het leveren en verbeteren van onze diensten
• Het beheren van uw account en abonnement
• Het waarborgen van de platformbeveiliging
• Het versturen van belangrijke communicaties (facturen, service-updates)
• Het beantwoorden van uw ondersteuningsverzoeken
• Het naleven van onze wettelijke verplichtingen

5. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw gegevens op de volgende rechtsgronden:

• Uitvoering van het contract: om de dienst te leveren waarop u zich heeft geabonneerd
• Gerechtvaardigd belang: om onze diensten te verbeteren en de beveiliging te waarborgen
• Wettelijke verplichting: om onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen
• Toestemming: voor het versturen van marketingcommunicaties (die u op elk moment kunt intrekken)

6. Delen van gegevens

Uw gegevens kunnen worden gedeeld met:

• Stripe: voor veilige betalingsverwerking
• OpenAI: voor audiotranscriptie (geanonimiseerde gegevens)
• Hostingproviders: voor veilige gegevensopslag
• Autoriteiten: wanneer wettelijk vereist
• Meta en Google: uitsluitend voor bezoekers- en advertentiemeting op deze website, en uitsluitend met uw toestemming (zie de rubriek Cookies en trackers). Er worden geen opdrachtgegevens doorgegeven.

7. Bewaring van gegevens

Wij bewaren uw gegevens gedurende de volgende periodes:

• Accountgegevens: gedurende de looptijd van uw abonnement + 3 jaar
• Inhoud van de opdrachten: door ons niet bewaard — ze blijft op uw toestel, u beheert de verwijdering ervan zelf
• Opdrachtreferenties en activiteitenhistoriek: gedurende de looptijd van uw abonnement + 1 jaar na opzegging
• Audio-opnames verzonden voor transcriptie: niet bewaard bij normale werking. Bij technische diagnose worden de betrokken logbestanden binnen maximaal 30 dagen verwijderd
• Factureringsgegevens: 10 jaar (wettelijke verplichting)
• Verbindingslogs: 1 jaar

8. Beveiliging van gegevens

Wij implementeren passende beveiligingsmaatregelen om uw gegevens te beschermen:

• Versleuteling van gegevens tijdens overdracht (HTTPS/TLS)
• Versleuteling van opgeslagen gegevens
• Strenge toegangscontrole
• Continue systeembewaking
• Regelmatige back-ups
• Periodieke beveiligingstests

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht van inzage: een kopie van uw gegevens verkrijgen
• Recht op rectificatie: onjuiste gegevens corrigeren
• Recht op wissing: verwijdering van uw gegevens verzoeken
• Recht op overdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een standaardformaat
• Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
• Recht op beperking: de verwerking van uw gegevens beperken

10. Cookies en trackers

Bij uw eerste bezoek kunt u via een banner de niet-essentiële cookies aanvaarden of weigeren. Vóór uw keuze wordt geen enkele advertentie- of analysetracker geplaatst. U kunt uw toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de link Cookies beheren onderaan elke pagina.

We gebruiken drie categorieën cookies. Noodzakelijke cookies zorgen voor de werking van de site: sessie, weergavetaal en het onthouden van uw cookiekeuzes. Ze kunnen niet worden uitgeschakeld. Cookies voor bezoekersstatistieken (Google Analytics) tonen ons welke pagina's worden geraadpleegd. Advertentiecookies (Meta) meten de doeltreffendheid van onze advertenties op Facebook en Instagram.

Meta-pixel en Conversions API. Als u de advertentiecategorie aanvaardt, sturen we gebeurtenissen over uw bezoek (een pagina bekijken, doorgaan naar de betaling, een gratis proefperiode starten) naar Meta Platforms Ireland Limited. Die gebeurtenissen worden zowel vanuit uw browser (Meta-pixel) als vanaf onze server (Conversions API) verzonden en door Meta ontdubbeld. Ze gaan vergezeld van technische identificatoren (IP-adres, browser, advertentie-klik-ID's) en, bij een registratie, van uw naam, voornaam en e-mailadres in gehashte vorm (SHA-256), die voor Meta dus niet leesbaar zijn.

Voor deze verwerkingen treden Meta Platforms Ireland Limited en wijzelf op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in de zin van artikel 26 GDPR. Meta verwerkt die gegevens vervolgens voor eigen rekening, overeenkomstig haar privacybeleid.

Rechtsgrond. Uw toestemming, in de zin van artikel 6.1.a GDPR. Het intrekken van uw toestemming stopt elke nieuwe verzameling, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de reeds uitgevoerde verwerkingen.

Doorgifte buiten de Europese Unie. Meta en Google kunnen gegevens doorgeven naar de Verenigde Staten. Die doorgiften steunen op het EU–US Data Privacy Framework en, aanvullend, op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Wat we nooit doorgeven. De inhoud van uw opdrachten — foto's, audio-opnames, transcripties, rapporten, gegevens van uw klanten — blijft op uw toestel en verlaat de app nooit voor advertentiedoeleinden. Ze wordt niet doorgegeven aan Meta, Google of enige andere advertentiepartij. Deze rubriek gaat uitsluitend over uw bezoek aan de website www.spectalya.com.

11. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid bijwerken. Belangrijke wijzigingen worden u per e-mail of via een melding in de applicatie medegedeeld.

12. Contact

Voor vragen over dit beleid of uw persoonlijke gegevens:

E-mail: [email protected]

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit van uw land.