Documentatie — Spectalya

1 Aan de slag

Inloggen & profiel

Download de app, log in en stel uw expertprofiel in in minder dan 2 minuten.

De app downloaden

Beschikbaar in de App Store (iOS) en Google Play (Android), op smartphones en tablets.

Inloggen

Voer uw e-mailadres en wachtwoord in. Uw sessie blijft automatisch actief tussen app-opens.

Uw profiel instellen

Vul uw naam als expert in, beheer uw elektronische handtekening en kies de interfacetaal (FR, EN, NL).

Offline werken: Spectalya werkt volledig offline. Gegevens worden lokaal opgeslagen en gesynchroniseerd zodra u opnieuw verbinding heeft.

2 Dossier

Een inspectieopdracht aanmaken

Start een nieuw dossier in enkele seconden met het inspectietype, het adres en de betrokken partijen.

Nieuw dossier

Tik op '+' op het startscherm. Kies het type: intrede, uittrede, vaststelling, expertise…

Het adres invoeren

Google Places automatisch aanvullen voor nauwkeurige adresinvoer. GPS-locatie is ook beschikbaar.

Partijen toevoegen

Eigenaar, huurder, lasthebber of een aangepaste rol. Naam, adres, telefoon, e-mail per partij.

Datum en kenmerken

Inspectiepdat, slaapkamers, badkamers,... Deze info verschijnt in de header van het PDF-rapport.

Een sjabloon kiezen

Laad een voorgedefinieerd sjabloon (appartement, huis, studio…) om ruimtes en elementen automatisch in te vullen.

Aangepaste ID: Wijs elke opdracht een interne referentie toe (contractnummer, mandaatnummer…) zichtbaar op de fiche en in het rapport.

3 Structuur

Elementen van het pand beheren

Organiseer het pand in ruimtes en sub-elementen voor een methodische inspectie en gestructureerd rapport.

Boomstructuur

Bijv. Woonkamer → Vloer, Muren, Plafond, Ramen. Navigeer via het hoofdscherm van het dossier.

Toevoegen en hernoemen

Voeg ruimtes en elementen vrij toe. Hernoem ze op elk moment. Herorden via slepen en neerzetten.

Een beschrijving invoeren

Schrijf uw bevindingen vrij voor elk element (staat, materiaal, kleur). Spraakdictatie ondersteund.

Aangepaste sjablonen

Maak uw eigen structuren aan en sla ze op in de bibliotheek. Hergebruik ze in seconden.

4 Media

Foto's, audio & documenten

Documenteer elk element met foto's, gesproken opnames en gescande documenten, allemaal op de juiste plaats gekoppeld.

Foto's nemen

Maak meerdere foto's achter elkaar vanuit een elementkaart, of importeer vanuit de galerij. Automatisch in het rapport.

Multi-foto-opname

Fotografeer meerdere elementen na elkaar zonder de camera te verlaten. Foto's automatisch aan elk element gekoppeld.

Een audioreactie opnemen

Tik op de microfoon om uw constatering te dicteren. Golfvorm in real-time. Lokaal opgeslagen.

Documenten bijvoegen

Scan of importeer inventarissen, PV's, attesten. Ingebouwde scanner beschikbaar op compatibele apparaten.

Kwaliteit & compressie: Foto's worden automatisch gecomprimeerd voor een goede balans tussen kwaliteit en PDF-bestandsgrootte. Instelbaar in de rapportinstellingen.

5 Kunstmatige Intelligentie

AI-audiotranscriptie

Dicteer uw vaststellingen op het terrein en ontvang de tekst automatisch via OpenAI Whisper.

Hoe het werkt

Spectalya gebruikt OpenAI Whisper, een van de meest nauwkeurige spraakherkenningsengines ter wereld. Audio wordt automatisch omgezet in tekst.

Meertalig & speciale tekens

Frans, Nederlands, Engels — met correcte verwerking van accenten en speciale tekens (é, è, ë, ç, ô, ü…).

Batchtranscriptie

Transcribeer alle audio-opnames in het dossier tegelijk vanuit het transcriptiescherm.

Nakijken en corrigeren

De gegenereerde tekst is volledig bewerkbaar voor het genereren van het rapport.

Internetverbinding vereist: AI-transcriptie vereist een internetverbinding. Als u offline bent, worden de opnames bewaard en kunnen later worden getranscribeerd.

Powered by OpenAI Whisper

6 Rapport

Voorbeeld & PDF-rapport genereren

Bekijk het rapport in real-time en genereer een professionele, ondertekende PDF in de taal van uw keuze.

Realtime voorbeeld

Bekijk de PDF-weergave tijdens het bezoek. Wordt dynamisch bijgewerkt naarmate u foto's en teksten toevoegt.

Rapporttaal kiezen

FR, NL of EN — alle koppen, labels en secties worden automatisch vertaald.

Elektronische handtekening

Leg de handtekening van de expert vast op het touchscreen. Onderaan het PDF-rapport ingevoegd.

Rapportinstellingen

Fotokwaliteit, miniatuurgrootte, renderingschaal, opname van elementen zonder opmerkingen.

Schatting van huurschade

Wijs een bedrag toe aan elke beschadiging met aanpasbare tarieflijsten. Automatische overzichtstabel.

7 Export

Uw dossier exporteren

Stuur het PDF-rapport en media naar uw gewenste bestemming met één tik, op de achtergrond.

Export starten

Tik op 'Exporteren' in het dossier. Samenstellen en verzenden verlopen op de achtergrond via de geconfigureerde connector(s).

Inhoud van de export

PDF-rapport, foto's in hoge resolutie, audiobestanden, gescande documenten, gestructureerd JSON-bestand.

Beschikbare connectoren

📁

ZIP

Downloadbaar archief

🗂️

FTP / SFTP

Beveiligde FTP-server

☁️

Amazon S3

AWS cloudopslag

Multi-connectoren: Configureer meerdere connectoren tegelijk. Elke export wordt parallel naar alle ingeschakelde bestemmingen verzonden.

Beheers Spectalya van A tot Z