Niets beter dan een concreet voorbeeld. We volgen een uittredende plaatsbeschrijving in een appartement met twee slaapkamers, van het kantoor tot het versturen van het rapport.

1. Het dossier aanmaken

Vanuit het startscherm maken we een nieuw dossier aan: adres van het pand, type vaststelling, datum van de afspraak, aanwezige partijen (verhuurder, huurder, vertegenwoordigers). De afspraak kan aan de agenda van de telefoon worden toegevoegd.

Daarna kiezen we het sjabloon dat het best bij het pand aansluit — hier “appartement”. De structuur van ruimtes en elementen wordt in één keer aangemaakt.

2. De structuur ter plaatse aanpassen

Ter plaatse stellen we bij: een tweede slaapkamer wordt gedupliceerd, een berging wordt toegevoegd, een ontbrekend element wordt verwijderd. De structuur weerspiegelt nu exact het bezochte pand, wat de vergelijking met de intredende plaatsbeschrijving vergemakkelijkt.

3. Fotograferen en dicteren, element per element

We doorlopen het pand in de volgorde van de structuur. Voor elk element:

  • worden de foto’s rechtstreeks vanuit de fiche van het element genomen, een voor een of snel na elkaar met de modus voor meerdere foto’s;
  • wordt de vaststelling gedicteerd: “Noordmuur, twee niet-gedichte pluggaten op 1,50 m, kras van 10 cm rechts van de deur”;
  • kan een document worden gescand en toegevoegd (onderhoudsattest, factuur).

Elke foto en elke opname blijft gekoppeld aan het bijbehorende element. Niets te sorteren bij terugkomst.

4. Transcriberen en nalezen

De opnames worden door AI getranscribeerd, in één keer voor de hele opdracht. Daarna volgt de stap transcripties bewerken: elke tekst wordt nagelezen, met de mogelijkheid om de opname opnieuw te beluisteren, te corrigeren en op te maken (titel, vet, cursief…). Meer details over deze stap vindt u in ons artikel over spraakdictaat en AI-transcriptie.

5. De schade begroten

Bij een uittredende plaatsbeschrijving wordt de vastgestelde schade in de opdracht begroot op basis van een prijzenrooster: post, hoeveelheid, eenheidsprijs. Het totaal wordt automatisch berekend en staat in het rapport. Over het onderscheid tussen schade en slijtage, zie huurschade of normale slijtage.

6. Voorbeeld bekijken en laten ondertekenen

Het voorbeeld van het rapport kan op elk moment worden bekeken, precies zoals het zal worden gegenereerd. Na goedkeuring ondertekenen de partijen op het scherm. Is een partij afwezig, dan wordt die afwezigheid uitdrukkelijk vermeld in het rapport in plaats van een lege handtekening te laten.

7. Controleren vóór afsluiting

Vóór de afsluiting controleert een checklist de opdracht: ontbrekende handtekeningen, rapport nooit bekeken of nooit geëxporteerd, onbehandelde elementen… Er wordt onderscheid gemaakt tussen blokkerende punten en waarschuwingen. Indien nodig kan de afsluiting bewust worden geforceerd, en dat forceren wordt geregistreerd.

8. Exporteren

Het volledige dossier gaat naar zijn bestemming: ZIP om te delen, Dropbox, Google Drive, FTP/SFTP of Amazon S3. De export bevat het PDF-rapport, de foto’s, de opnames, de transcripties (origineel en gecorrigeerd) en de kostenraming in tabelformaat. Meerdere opdrachten kunnen in bulk worden geëxporteerd.

De opdracht krijgt de status “afgesloten”. Ze blijft raadpleegbaar en kan worden heropend als een correctie nodig is.

Wat u wint

In dit voorbeeld wordt het kantoorwerk tot bijna niets herleid: geen uittypwerk, geen foto’s sorteren, geen opmaak. Het rapport is ondertekend voordat u het pand verlaat, en het dossier is gearchiveerd in uw tools.

Voor de beschrijving scherm per scherm raadpleegt u de documentatie — of probeer Spectalya bij uw volgende opdracht.