Rien ne vaut un exemple concret. Suivons un état des lieux de sortie dans un appartement deux chambres, du bureau jusqu’à l’envoi du rapport.
1. Créer le dossier
Depuis l’écran d’accueil, on crée un nouveau dossier : adresse du bien, type de constat, date du rendez-vous, parties présentes (bailleur, locataire, représentants). Le rendez-vous peut être ajouté au calendrier du téléphone.
On choisit ensuite le modèle le plus proche du bien — ici « appartement ». La structure des pièces et des éléments est créée en une fois.
2. Adapter la structure sur place
Arrivé sur place, on ajuste : une deuxième chambre se duplique, un débarras s’ajoute, un élément absent se supprime. La structure reflète désormais exactement le bien visité, ce qui facilitera la comparaison avec l’état d’entrée.
3. Photographier et dicter, élément par élément
On parcourt le bien dans l’ordre de la structure. Pour chaque élément :
- les photos se prennent directement depuis la fiche de l’élément, une par une ou en rafale avec le mode photo multiple ;
- le constat se dicte : « Mur nord, deux trous de cheville non rebouchés à 1,50 m, griffure de 10 cm à droite de la porte » ;
- un document peut être scanné et joint (attestation d’entretien, facture).
Chaque photo, chaque enregistrement reste rattaché à son élément. Pas de tri à faire au retour.
4. Transcrire et relire
Les enregistrements sont transcrits par IA, en une fois pour toute la mission. Vient ensuite l’étape d’édition des transcriptions : chaque texte se relit, avec la possibilité de réécouter l’enregistrement, de corriger et de mettre en forme (titre, gras, italique…). Le détail de cette étape est dans notre article sur la dictée vocale et la transcription IA.
5. Chiffrer les dégâts
Pour une sortie, les dégâts constatés se chiffrent dans la mission à partir d’une grille de prix : poste, quantité, prix unitaire. Le total se calcule automatiquement et figure dans le rapport. Sur la distinction entre dégâts et usure, voir dégâts locatifs ou usure normale.
6. Prévisualiser et faire signer
L’aperçu du rapport se consulte à tout moment, tel qu’il sera généré. Une fois validé, les parties signent sur l’écran. Si une partie est absente, son absence est constatée explicitement dans le rapport plutôt que de laisser une signature vide.
7. Contrôler avant de clôturer
Avant la clôture, une check-list vérifie la mission : signatures manquantes, rapport jamais prévisualisé ou jamais exporté, éléments non traités… Les points bloquants et les avertissements sont distingués. En cas de besoin, la clôture peut être forcée en connaissance de cause, et ce forçage est tracé.
8. Exporter
Le dossier complet part vers sa destination : ZIP à partager, Dropbox, Google Drive, FTP/SFTP ou Amazon S3. L’export comprend le rapport PDF, les photos, les enregistrements, les transcriptions (originales et corrigées) et le chiffrage au format tabulaire. Plusieurs missions peuvent être exportées en masse.
La mission passe en « clôturé ». Elle reste consultable et peut être rouverte si une correction s’impose.
Ce que l’on gagne
Sur cet exemple, le travail de bureau se réduit à presque rien : pas de retranscription, pas de tri de photos, pas de mise en page. Le rapport est signé avant de quitter le bien, et le dossier archivé dans vos outils.
Pour la description écran par écran, consultez la documentation — ou essayez Spectalya sur votre prochaine mission.
